راهنمای ثبت عدم انطباق جدید

مسیر دسترسی

برای ثبت عدم انطباق جدید دو راه وجود دارد:

• از منوی سمت راست داشبورد، روی «عدم انطباق» کلیک کنید تا زیرمنوی آن باز شود و سپس گزینه‌ی «ایجاد» را انتخاب کنید.

• از صفحه‌ی «لیست عدم انطباق‌ها»، روی دکمه‌ی «افزودن عدم انطباق» در سمت راست سربرگ کلیک کنید.

با هر دو روش، صفحه‌ی «ثبت عدم انطباق جدید» باز می‌شود.

ساختار کلی فرم

فرم ثبت عدم انطباق به‌صورت یک نوار مراحل عمودی در سمت راست صفحه نمایش داده می‌شود که شامل ۵ مرحله است: «اطلاعات اولیه»، «توصیف عدم انطباق»، «علت‌یابی و تحلیل»، «اقدامات اصلاحی» و «پیگیری و تکمیل». در هر لحظه فقط فیلدهای مرحله‌ی جاری باز و قابل تکمیل هستند؛ مراحلی که تکمیل شده باشند با علامت تیک مشخص می‌شوند.

پیش از تکمیل و ذخیره‌ی مرحله‌ی اول، عنوان صفحه «ثبت عدم انطباق جدید» و مسیر صفحه (breadcrumb) «داشبورد > لیست عدم انطباق > ایجاد عدم انطباق» است. به‌محض ذخیره‌ی مرحله‌ی اول، یک شناسه یکتا (مانند NC-140505-fJp) برای مورد عدم انطباق تولید می‌شود، صفحه وارد حالت «ویرایش عدم انطباق» می‌شود و ادامه‌ی مراحل (۲ تا ۵) در همین حالت ویرایش تکمیل می‌شوند.

دکمه‌های ناوبری بین مراحل

در پایین هر مرحله، بسته به جایگاه آن مرحله، یک یا چند دکمه از موارد زیر در دسترس است:

• ذخیره: اطلاعات مرحله‌ی جاری را بدون رفتن به مرحله‌ی بعد ذخیره می‌کند.

• بعدی: اطلاعات مرحله‌ی جاری را ذخیره کرده و کاربر را به مرحله‌ی بعدی می‌برد.

• قبلی: بدون از دست رفتن اطلاعات، کاربر را به مرحله‌ی قبل بازمی‌گرداند.

• رد کردن: مرحله‌ی جاری (که اختیاری است) را نادیده گرفته و به مرحله‌ی بعد می‌رود، بدون آنکه فیلدهای آن مرحله تکمیل شوند.

• ذخیره و بازگشت به لیست: در آخرین مرحله (پیگیری و تکمیل) نمایش داده می‌شود؛ اطلاعات را ذخیره کرده و کاربر را به صفحه‌ی «لیست عدم انطباق‌ها» بازمی‌گرداند.

مراحل انجام کار

مرحله ۱: اطلاعات اولیه (ضروری)

تمامی فیلدهای این مرحله الزامی هستند و باید پیش از رفتن به مرحله‌ی بعد تکمیل شوند:

• شناسه عدم انطباق: به‌صورت پیش‌فرض و خودکار تولید می‌شود (مثال: NC-3005).

• گزارش‌دهنده: کاربری که مورد عدم انطباق را ثبت می‌کند؛ از فهرست کاربران انتخاب می‌شود.

• بخش مرتبط: بخشی از آزمایشگاه که عدم انطباق در آن رخ داده است؛ از فهرست بخش‌ها انتخاب می‌شود.

• مرحله فرایند: مرحله‌ای از فرآیند کاری که خطا در آن اتفاق افتاده است؛ از فهرست انتخاب می‌شود.

• پرسنل مسئول: کاربری که پیگیری یا رفع این مورد بر عهده‌ی اوست؛ از فهرست کاربران انتخاب می‌شود.

• شرح مشکل: متن کامل توضیح مشکل، در یک ویرایشگر متنی نوشته می‌شود.

• شماره پذیرش: شماره‌ی پذیرش بیمار مرتبط با این مورد عدم انطباق (در صورت وجود).

• نام بیمار: نام بیمار مرتبط با این مورد عدم انطباق (در صورت وجود).

• هزینه: هزینه‌ی مرتبط با این عدم انطباق، به ریال.

پس از تکمیل این فیلدها، با کلیک روی «بعدی»، به مرحله بعد منتقل خواهید شد و با کلیک روی «ذخیره»، اطلاعات ذخیره شده و مورد عدم انطباق ثبت می‌شود؛ کاربر می‌تواند در همین لحظه ادامه‌ی مراحل را تکمیل کند یا با ترک صفحه، تکمیل آن‌ها را به بعد موکول کند.

مرحله ۲: توصیف عدم انطباق (اختیاری)

فیلدهای این مرحله اختیاری هستند و می‌توان آن‌ها را در مرحله‌ی ویرایش نیز تکمیل کرد:

• نوع عدم انطباق: انتخاب یکی از دو گزینه‌ی «مینور» یا «ماژور».

• اولویت: انتخاب یکی از سه گزینه‌ی «بالا»، «متوسط» یا «پایین».

• دسته‌بندی مشکل: انتخاب دسته‌بندی مشکل از فهرست موجود.

مرحله ۳: علت‌یابی و تحلیل (اختیاری)

در این مرحله علت ریشه‌ای مشکل مستند می‌شود:

• علت ریشه‌ای: انتخاب علت ریشه‌ای از فهرست موجود (مانند «نقص در تجهیزات»).

• تحلیل مدیر کیفی: انتخاب تحلیل مدیر کیفی از فهرست موجود (مانند «نقص در مستندسازی»).

• جزئیات علت ریشه‌ای: توضیحات تکمیلی و آزاد درباره‌ی علت ریشه‌ای، در یک کادر متنی چندخطی.

مرحله ۴: اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه (اختیاری)

در این مرحله اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه‌ی مرتبط با این عدم انطباق ثبت می‌شود:

• نوع اقدام: انتخاب یکی از سه گزینه‌ی «فوری»، «پیشگیرانه» یا «بلندمدت».

• وضعیت اجرا: انتخاب یکی از سه گزینه‌ی «انجام شده»، «در حال انجام» یا «منتظر بررسی».

• مسئول اجرای اقدام: کاربری که اجرای این اقدام بر عهده‌ی اوست؛ از فهرست کاربران انتخاب می‌شود.

• مهلت اجرای اقدام: تاریخ سررسید انجام اقدام، با فرمت YYYY/MM/DD، از طریق تقویم یا تایپ مستقیم.

• شرح اقدام اصلاحی: توضیح آزاد اقدامات پیشنهادی، در یک کادر متنی چندخطی.

مرحله ۵: پیگیری و تکمیل (اختیاری)

این مرحله وضعیت نهایی و پیگیری مورد عدم انطباق را مشخص می‌کند:

• وضعیت عدم انطباق: انتخاب یکی از سه گزینه‌ی «باز»، «بسته» یا «در انتظار تأیید».

• بسته شده توسط: کاربری که مورد را تأیید/بسته کرده است؛ از فهرست کاربران انتخاب می‌شود.

• تاریخ بسته شدن: تاریخ بسته شدن مورد، با فرمت YYYY/MM/DD، از طریق تقویم یا تایپ مستقیم.

• تأثیر بر کیفیت محصول/خدمت: یک کلید روشن/خاموش که مشخص می‌کند آیا این عدم انطباق بر کیفیت خدمات آزمایشگاه تأثیر داشته یا نه (به‌صورت پیش‌فرض خاموش).

• مرتبط با خطای قبلی: یک کلید روشن/خاموش که مشخص می‌کند آیا این مورد به یک خطای ثبت‌شده‌ی قبلی مرتبط است یا نه (به‌صورت پیش‌فرض خاموش).

در این مرحله، به‌جای دکمه‌ی «بعدی»، دکمه‌ی «ذخیره و بازگشت به لیست» نمایش داده می‌شود که با کلیک روی آن، اطلاعات نهایی ذخیره شده و کاربر به صفحه‌ی «لیست عدم انطباق‌ها» منتقل می‌شود.

نکات مهم

• شناسه‌ی عدم انطباق پس از ذخیره‌ی مرحله‌ی اول به‌صورت خودکار و یکتا تولید می‌شود و نیازی به وارد کردن دستی آن نیست.

• تنها مرحله‌ی «اطلاعات اولیه» برای ثبت مورد عدم انطباق الزامی است؛ می‌توان مراحل ۲ تا ۵ را در همان لحظه تکمیل نکرد و بعداً از طریق ویرایش همان مورد تکمیل کرد.

• استفاده از دکمه‌ی «رد کردن» در مراحل اختیاری، آن مرحله را نادیده می‌گیرد؛ فیلدهای آن مرحله بدون مقدار باقی می‌مانند و همچنان قابل تکمیل در آینده هستند.

• دکمه‌ی «ذخیره» در هر مرحله، بدون انتقال به مرحله‌ی بعد، اطلاعات همان مرحله را ذخیره می‌کند؛ برای کسانی که می‌خواهند مرحله به مرحله و بدون از دست دادن داده پیش بروند مناسب است.

عیب‌یابی

• دکمه‌ی «بعدی» فعال نمی‌شود ← بررسی کنید تمامی فیلدهای الزامی مرحله‌ی جاری (به‌ویژه در مرحله‌ی اول) تکمیل شده باشند.

• پس از ذخیره‌ی مرحله‌ی اول، عنوان صفحه تغییر کرد ← این رفتار طبیعی است؛ صفحه از حالت «ثبت» به حالت «ویرایش» تغییر می‌کند، چون مورد عدم انطباق با یک شناسه‌ی یکتا ثبت شده است.

• گزینه‌ی موردنظر در فهرست‌های کشویی (مانند بخش مرتبط یا پرسنل مسئول) دیده نمی‌شود ← دسترسی به برخی فهرست‌ها (مانند کاربران یا بخش‌ها) ممکن است بر اساس نقش و سطح دسترسی کاربر در سامانه محدود شده باشد.

راهنماهای مرتبط

• راهنمای جامع لیست عدم انطباق

• راهنمای پذیرش بیمار جدید

• راهنمای جامع پوشه کار