اهمیت سیستم ترکینگ (Tracking) واکاوه
«نمونه هنوز نرسیده؟»
این یکی از رایجترین سؤالهایی است که هر روز در بسیاری از آزمایشگاهها مطرح میشود. سؤالی که در نگاه اول ساده به نظر میرسد، اما میتواند ساعتها از زمان کارشناسان، مسئولان فنی، مدیران آزمایشگاه و حتی پیکها را به خود اختصاص دهد.
در یک آزمایشگاه کوچک، شاید پیگیری چند نمونه کار دشواری نباشد. اما وقتی روزانه صدها یا هزاران نمونه بین شعب مختلف، مراکز نمونهگیری، آزمایشگاه مرکزی و بخشهای تخصصی جابهجا میشوند، دیگر نمیتوان به حافظه افراد، تماسهای تلفنی یا پیامهای پراکنده متکی بود.
مشکل از جایی آغاز میشود که یک نمونه گم نشده است، اما هیچکس نمیداند دقیقاً در چه مرحلهای قرار دارد.
آیا تحویل پیک شده است؟
آیا در مسیر قرار دارد؟
آیا به مقصد رسیده است؟
آیا بسته کامل بوده است؟
آیا زمان تحویل ثبت شده است؟
آیا اصلاً مسئول مشخصی برای آن وجود دارد؟
در بسیاری از مراکز، پاسخ این سؤالات نیازمند چندین تماس تلفنی، جستجوی پیامها و پرسوجو از افراد مختلف است. فرآیندی که علاوه بر اتلاف وقت، احتمال خطا را نیز افزایش میدهد.
اما موضوع فقط پیدا کردن یک نمونه نیست.
هر بار که وضعیت یک بسته مشخص نیست، بخشی از منابع سازمان درگیر میشود. کارشناسان زمان خود را صرف پیگیری میکنند، مدیران دید دقیقی از عملکرد شبکه انتقال ندارند و امکان تحلیل و بهبود فرآیندها کاهش پیدا میکند.
در چنین شرایطی، آنچه اهمیت پیدا میکند فقط «انتقال نمونه» نیست؛ بلکه «قابلیت رهگیری» است.
یعنی بتوان در هر لحظه مشاهده کرد:
چه بستهای در حال انتقال است.
چه نمونههایی داخل آن قرار دارد.
مسئول جابهجایی چه کسی است.
از چه روشی برای انتقال استفاده شده است.
بسته چه مسیری را طی کرده است.
چه زمانی تحویل شده است.
آیا مشکلی در فرآیند رخ داده است یا خیر.
زمانی که این اطلاعات به صورت دقیق ثبت شوند، فرآیند انتقال از یک فعالیت روزمره به یک فرآیند قابل کنترل و قابل تحلیل تبدیل میشود.
مدیران آزمایشگاههای بزرگ به خوبی میدانند که کیفیت فقط در بخش فنی شکل نمیگیرد؛ کیفیت از لحظه دریافت نمونه تا زمان تحویل نتیجه باید قابل ردیابی و مستندسازی باشد.
به همین دلیل بسیاری از الزامات مدیریتی و استانداردهای ایزو نیز بر ثبت و رهگیری فرآیندها تأکید دارند.
هرچه حجم فعالیت یک آزمایشگاه بیشتر باشد، اهمیت این موضوع نیز بیشتر خواهد شد.
وقتی روزانه هزاران پذیرش انجام میشود، حتی چند دقیقه صرفهجویی در هر فرآیند میتواند در مقیاس ماهانه و سالانه به کاهش قابل توجه هزینهها و افزایش بهرهوری منجر شود.
اینجاست که استفاده از یک سیستم تخصصی رهگیری میتواند تفاوت ایجاد کند.
سامانه ترکینگ واکاوه با هدف ایجاد شفافیت در فرآیند انتقال نمونهها طراحی شده است؛ بستری که امکان تعریف بسته، ثبت محتوای بالینی و پاتولوژی، مدیریت پیکها، ثبت نوع انتقال، رهگیری مسیر حرکت بسته، ثبت زمان دقیق تحویل و گزارشگیری از عملکرد عوامل انسانی را فراهم میکند.
نتیجه نهایی ساده است:
تماسهای کمتر.
پیگیریهای سریعتر.
خطاهای کمتر.
کنترل بیشتر.
و مدیریتی مبتنی بر داده، نه حدس و گمان.
شاید سؤال اصلی دیگر این نباشد که «نمونه کجاست؟»
بلکه این باشد که «چرا هنوز فرآیند انتقال نمونهها را بدون رهگیری مدیریت میکنیم؟»
نظرات
(0)
برای ارسال دیدگاه وارد شوید
برای ارسال دیدگاه و شرکت در بحث ابتدا باید وارد حساب کاربری خود شوید
هنوز نظری ثبت نشده است.